会議を録音するとき、相手にどう伝えるか｜言い方の文例と、当社が断定していないこと

会議の録音を相手に伝える言い方の文例を解説する記事のアイキャッチ 仕事でAI活用

会議を録音したい。でも、切り出す一言が出てこない――「これから録音します」だけだと堅すぎる気がするし、黙って回すのは気が引ける。特にAIで文字起こしまでするつもりだと、「録っている」だけでなく「AIにかける」ことまで伝えるべきか迷う場面も多い。

この記事の結論（先に）

  • 伝えるべきことは4点だけです。①録音していること②何に使うか（用途）③AIやツールでどこまで機械処理するか④いつ消すか（削除時期）。この4点は、別記事「AIで議事録を作る手順」（当サイト）が既に整理したものを使います。
  • 言い方は場面で変えるだけで、伝える中身は変えません。社内定例・社外の商談・オンライン会議・電話・事前メールの5場面の文例を、このページではそのまま使える形で並べます。
  • 録音の可否そのものの法的な判断は、このページでは行いません。「合法」「違法」「同意は不要」といった断定は書きません。考え方の整理が必要な場合は、後述の出典と別記事へ進んでください。

結論を先に｜伝えるのは4点。言い方は場面で変える

別記事「AIで議事録を作る手順」は、会議を録音してAIで議事録化する際に相手へ伝えるべきことを、次の4点に整理しています。このページはその4点を土台として使い、場面ごとの言葉づかいだけを追加するものです。

# 伝えること ひとことで言うと
1 録音の明示 「録音します」とはっきり言う（黙って回さない）
2 用途限定 何のために使うか（議事録作成、共有用など）を言う
3 機械処理の範囲 AIやツールで文字起こし・要約までするかを言う
4 削除時期 いつまで残すか・いつ消すかの見通しを言う

ミニ結論：4点をすべて毎回フルで言う必要はありません。社内の気心知れた定例なら1文、社外や初対面が混ざる場では4点をやや丁寧に、というように場面に応じて分量を調整するのがこのページの狙いです。

この記事の根拠と、書かないこと

このページの文例は、当サイトが実際の会議で使った実績の紹介ではありません。「こう伝える形があります」という提示にとどめ、実体験として書くことはしません。文例の型は、上記の別記事の4点整理と、当サイトが確認した公開情報をもとに作成しています（確認日2026年8月27日）。

このページが書かないこと

  • 会議の録音に相手の同意が法的に必要かどうかの整理（別記事「AIで議事録を作る手順」に譲ります）
  • 議事録づくりの4工程や、文字起こしツール・手段の比較（同じく別記事の領域です）
  • 「合法」「違法」「同意は不要」といった断定

公的機関による「会議の録音に同意が必要か」への正面からの回答は、当サイトの調査では見つかっていません。個人情報保護委員会のQ&Aで見つかったものは顧客対応の電話を前提にしたもので、社内会議にそのまま当てはめられるものではありませんでした。この事実自体を、断定しない理由としてここに書いておきます。

場面別の文例｜そのまま使える言い方

ここからは、4点の中身を場面ごとの言葉に置き換えた例です。コピーして自分の会議に合わせて言い換えて使ってください。

①社内の定例会議

「今日の打ち合わせ、議事録づくりのために録音してAIで文字起こしします。共有は参加メンバーだけにして、議事録ができたら音声データは消します。」

②社外との商談・打ち合わせ

「本日の内容を正確に記録に残したいので、録音のうえ、AIで文字起こしをさせていただいてもよろしいでしょうか。社内の議事録作成にのみ使用し、外部への共有はいたしません。」

③オンライン会議（ツールの録音通知が先に出る場合）

「画面に出ている通知のとおり録音しています。文字起こしはAIにかけますが、議事録の作成だけに使い、会議が終わったら見直して不要な部分は残しません。」

④電話・1対1の面談

「話した内容を後で見返せるように、録音してよいですか。メモ代わりに使うだけで、他の人には共有しません。」

⑤事前にメールで伝える場合

「当日は議事録作成のため会議を録音し、AIで文字起こしする予定です。共有範囲は参加者のみとし、議事録の確定後、音声データは削除します。ご都合が悪い場合は事前にお知らせください。」

場面 伝え方の重さ 4点のうち特に厚く言う点
①社内定例 軽い・一言でよい 録音の明示だけの短い一言でも成立する場面
②社外の商談 丁寧に・許可を求める形 用途限定を厚めに
③オンライン会議 補足程度（通知が先にある） 機械処理の範囲
④電話・1対1 短く率直に 録音の明示・用途限定
⑤事前メール 文章でやや詳しく 削除時期まで書く

文例は言い方の一例です。録音の可否や社内規程は職場ごとに異なります。迷う場合は上司や法務・総務に確認してください。当サイトは、会議の録音における合法・違法の判断をしていません。上の文例をそのまま使うかどうかも含めて、最終判断は読者自身で行ってください。

断られたとき・渋られたときの引き下がり方

相手が録音に難色を示した場合、本記事では、説得を続けるのではなく、代わりの方法に切り替えることをすすめます。

相手の反応 切り替え先
はっきり断られた 録音をやめ、その場でメモを取る。会議後に要点だけ共有する
渋られている・迷っている様子 「録音はやめて、要点のメモだけ後で送ります」と選択肢を示す
一部の参加者だけ難色 録音の対象時間を区切る（機微な相談の間だけ止める）

ミニ結論：録音できない場面で説得の話法を使う必要はありません。録音以外の記録手段（メモ・要約共有）に切り替えれば、議事録づくり自体は続けられます。

伝えたあとにやること｜言っただけで終わらせない

伝えた4点のうち、③機械処理の範囲と④削除時期は、会議が終わったあとに実際に守られているかが問われる約束です。

  • □ 伝えた用途（議事録作成など）以外に音声・文字起こしを使っていないか
  • □ 共有範囲を、伝えた相手（参加者のみ、など）に保っているか
  • □ 伝えた削除時期が来たら、実際に音声データを消しているか
  • □ 文字起こしをAIにかける前に、会議の中身をそのまま渡してよい内容かを確認したか

この工程の詳しいやり方（削除のタイミングの目安・共有の管理）は、AIで議事録を作る手順の該当工程にまとめています。また、会議の中身をAIにそのまま渡してよいかどうかの判定は社内資料をChatGPTに読ませていい？、機密情報が混ざっていないかの事前チェックはAIに入力してはいけない情報7選を先に確認してください。

よくある質問

Q. 会議を無断で録音するのは違法ですか？

A. 当サイトではこの問いに答えを出していません。公的機関による正面からの回答を確認できなかったためです。考え方の整理は、法律事務所や弁護士ポータルのコラム（下記出典）や、別記事「AIで議事録を作る手順」を参照し、最終的な判断は自分の職場のルールと照らして行ってください。

Q. Web会議ツールの録音通知だけで十分ですか、一言添えるべきですか？

A. 通知の仕様（Zoom・Teams等でどう表示されるか）は、別記事「AIで議事録を作る手順」（出典欄にリンクがあります）で扱っています。このページで言えるのは、通知が出ていても、AIで文字起こしまでする場合はその一言を添えたほうが丁寧という程度です。通知だけで足りるかどうかの判断は職場や相手との関係によります。

Q. 相手が録音を断ったらどうすればいいですか？

A. 上の「断られたとき・渋られたときの引き下がり方」を参照してください。説得は行わず、メモや要約共有への切り替えを提案するのが本記事のすすめです。

Q. 録音データはいつ消せばいいですか？

A. 職場のルールがあればそれに従います。ルールがない場合の目安として、伝えた用途（議事録の作成）が終わった時点を削除の基準にする、という考え方があります。具体的な運用は、別記事「AIで議事録を作る手順」（出典欄にリンクがあります）の該当工程を参照してください。

Q. 会議の内容をそのままAIに読ませてもいいですか？

A. 内容によります。人事評価や個人情報、取引先の機密が混ざっている場合は、そのまま渡さないほうがよいことがあります。判定の手順は社内資料をChatGPTに読ませていい？、入力を避けるべき情報の一覧はAIに入力してはいけない情報7選にまとめています。

まとめ

  • 伝える中身は4点だけ：録音の明示・用途限定・機械処理の範囲・削除時期（別記事の整理を使用。呼び方は本記事で整理したものです）。
  • 言い方は場面で変える：社内定例は軽く一言、社外の商談は許可を求める形、オンライン会議は通知への補足、電話・1対1は短く率直に、事前メールはやや詳しく。
  • 断られたら説得せず切り替える：メモや要約共有に切り替えれば議事録づくりは続けられる。
  • 伝えて終わりにしない：用途限定・削除時期が守られているかを会議後に確認する。
  • 録音の可否そのものの法的な判断は、当サイトは行っていません。迷う場合は職場のルールと、下記出典・別記事を参照してください。

出典

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