ChatGPTでビジネスメールを作る｜お詫び・催促・断りの文例と直す3か所

納期が遅れることを伝えるメールの1行目で30分止まる。入金の催促は、送ったあとで「きつく読まれなかっただろうか」と気になる。断りのメールは、下書きを3回書き直してまだ送れていない。

ChatGPTに書かせれば速いのは分かっています。問題は出てきた文面をそのまま送っていいのかです。この記事はお詫び・催促・断りという書きにくい3種類に絞り、コピペできる指示文と、送信前に必ず直す場所だけを渡します。

この記事にはアフィリエイトリンクや広告リンクを一切置いていません。紹介するのはすべてChatGPTの標準機能です。

この記事の根拠と、確かめていないこと

メールの書き方は、出どころの分からない「マナー」が大量に流通している領域です。この記事は次のルールで書いています。

公的な文書としては、文化庁「敬語の指針」（平成19年2月2日）、個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日）、経済産業省「営業秘密管理指針」（最終改訂 令和7年3月31日）の3つを本文まで取得して使っています。ただし文化庁「敬語の指針」は敬語についての答申であり、ビジネスメールの書式やマナーを定めた文書ではありません。この記事でも敬語の言い回しに関する部分だけを根拠に使います。

まとめると：「公式」「公的」と書いた部分は末尾の出典欄で確かめられます。それ以外は当サイトの整理か、当サイトの作例です。

ChatGPTにビジネスメールを書かせるときの、基本の指示文

ビジネスメールの指示文とは、ChatGPTに「誰から誰へ・何のために・どんな調子で・どこまで書いてよいか」を先に渡す文です。内容を説明する文ではなく書いてよい範囲を決める文だと考えると、事故が減ります。

公式が言っていること（メールに関係する3点）

OpenAIの公式ヘルプには、良いプロンプトの作り方を扱ったページが2本あります。2026年8月13日に確認した時点では、どちらも項目は3つです。ただし2本は中身が違うので、「これが公式の3原則」とまとめることはできません。下の表は、その2本から、メールに関係する記載だけを抜き出したものです（行ごとに、どちらのページの記載かを書いています）。以下、ページ①＝「ChatGPT 向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」／ページ②＝「AI モデル向けの良いプロンプトを作成するには？」と呼びます。

公式が挙げていること（どのページの記載か）	メールへの当てはめ（当サイトの整理）
メールの下書きは、公式の具体例そのもの（ページ②の項目1） 英語原文で “drafting a formal email” と例示（原文は英語。訳は当サイトによる＝「正式なメールの下書き」）	特別なテクニックは不要。やろうとしていることが公式の想定内だと分かれば十分
トーンは形容詞で指定できる（ページ①の項目3） 日本語版（機械翻訳）は「トーンを示すには、説明的な形容詞を使用します。フォーマル、カジュアル、親しみやすい、プロフェッショナル、ユーモラス、真面目といった言葉は、モデルを導くのに役立ちます。」と記載	お詫び・催促・断りの書き分けは、この形容詞1語でやります
複雑なら小さく分ける（ページ②の項目2） 日本語版の項目名は「依頼の適切な範囲設定と優先順位付け」	1通に複数の用件を混ぜず1通ずつ指示します

出典：OpenAI ヘルプセンター「ChatGPT 向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」「AI モデル向けの良いプロンプトを作成するには？」（2026年8月13日確認）。日本語版のページには機械翻訳である旨が表示されています。上の引用は日本語版の表記です。

さらに同じ公式ヘルプには、こう書かれています。

the models often perform best when interacted with as if you are sending another human a request

（原文は英語。日本語版（機械翻訳）の該当箇所は「別の人間に依頼を送るようにやり取りすると、モデルは最もよく機能することがよくあります」。出典：OpenAI ヘルプセンター「AI モデル向けの良いプロンプトを作成するには？」・2026年8月13日確認）

つまり後輩に仕事を頼むときと同じ情報量を渡せばよいということです。後輩に「取引先に謝っといて」とだけ言う人はいません。

悪い指示文と、良い指示文

あなたは日本の会社で働く社会人です。次の条件でビジネスメールの下書きを作ってください。

【立場】私＝【自社の担当者】／相手＝【取引先の担当者】
【メールの種類】【お詫び／催促／お断り】
【事実として使ってよいこと】
・【ここに書いたことだけを使ってください】
・【ここに書いていないことは、推測して書かないでください】
【トーン】【フォーマル／真面目／親しみやすい】
【出力の条件】
・件名も作り、本文は【400】字以内
・日付、金額、担当者名、URL、社名は 【 】 のまま残し、埋めないでください
・こちらが決めていない対応や期限を、約束として書かないでください
・最後に「事実として確認が必要な箇所」を箇条書きで挙げてください

最後の1行は当サイトが型に入れている工夫で、公式が推奨している手順ではありません。思ったとおりの文面が出ないときの直し方はChatGPTが思い通りに答えてくれない時の直し方にまとめてあります。

まとめると：決めるのは4つ。いちばん効くのは「埋めさせない欄」を先に宣言することです。

お詫びメール：AIに「原因」を書かせない

お詫びメールとは、起きた事実と、これから確定していることだけを伝える文書です。推測を書いた瞬間に事故になる文書でもあり、推測はAIがいちばん埋めたがる場所です。

任せてはいけない箇所	なぜ危ないか	指示文でどうするか
原因	調査中に原因を断定すると、覆ったときに二重のお詫びになる	「原因として書いてよいこと」の文だけを使わせる。空欄なら「確認中」とだけ書かせる
今後の対応と期限	社内で決まっていない約束が、そのまま相手の期待になる	「決めていない対応や期限を、約束として書かないでください」を必ず入れる
日付・数量・金額	渡していない値が入っていたら、それは渡していない値です	【 】のまま残させる

コピペできる指示文（お詫び）

取引先へ送るお詫びメールの下書きを作ってください。

【立場】私＝納品側の担当者／相手＝取引先の窓口担当者
【謝る対象】【納品が予定より遅れていること】
【原因として書いてよいこと】
・【現在、社内で原因を確認している段階である】
・【ここに書いていないことを、原因として書かないでください】
【今後の対応として確定していること】【あらためて見通しを連絡すること】
【トーン】フォーマルで、真面目な調子
【出力の条件】
・件名も作り、本文は400字以内
・日付、金額、担当者名、社名は 【 】 のまま残してください
・確定していない期限や補償を、約束として書かないでください
・最後に「事実として確認が必要な箇所」を箇条書きで挙げてください

危ないところと、直した文面

以下は当サイトが作った作例です。実際のChatGPTの出力そのものではなく、危なさが分かるように当サイトが組み立てた見本です。実在の企業・取引先とも関係ありません。

件名：【案件名】納品遅延のお詫びと、現在の状況のご報告

【会社名】【担当者名】様

いつも大変お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】でございます。

【案件名】の納品が予定より遅れており、
ご迷惑をおかけしておりますこと、誠に申し訳ございません。

現在、原因の確認を進めている段階でございます。
納品の見通しにつきましては、【 】までにあらためてご連絡を差し上げたく存じます。

ご不便をおかけし恐縮ですが、今しばらくお待ちいただけますでしょうか。

残っているのは事実（遅れている）と確定していること（あらためて連絡する）だけです。【 】を意図的に残してあり、ここを自分の手で埋める作業が、そのまま送信前チェックになります。

まとめると：AIに任せてよいのは文の組み立てだけ。原因・期限・補償の3つは必ず人が決めて渡します。

催促メール：きつくならない書き方には、公的な根拠がある

催促メールとは、相手がまだ行っていない行為を、期限を示して依頼し直す文書です。内容は依頼なのに「責め」に見えることがあります。その差がどこから来るのかは、感覚の問題ではなく文化庁の答申が具体的な言い換えの形で示しています。

【問31】同僚に仕事を頼む時に、自分が責任者ではなかったが「この仕事をしていただきます」と言ったら、きつい言い方だと言われてしまった。（中略）

【解説１】自分が責任者でない場合には「この仕事をしていただきます」のように自分が決定権を持っているような表現ではなく、「この仕事をしていただけますか」など相手に判断をゆだねるような表現を用いる方が良いだろう。ほかにも、「これお願いできますか」「お願いしてもいいですか」などの表現を用いることで、きつい言い方だという印象を持たれずに済むだろう。

【問32】同僚から突然「これ、お願いします」と書類を置いていかれた時、何だか失礼な頼み方だと感じた。何が問題だったのだろうか。

【解説】これは、何の前置きもなく、突然頼むという点が、行動の点でも、言語表現の点でも問題であったと言えよう。

出典：文化庁「敬語の指針」（文化審議会答申・平成19年2月2日／2026年8月13日に全82ページを取得して確認）。敬語についての答申であり、メールの書式を定めた文書ではありません。どのような前置きを書くべきかまでは示されていません（この記事の前置きの文言は当サイトの作例です）。

直す場所は2つです。①文末が「決定済み」の形になっていないか ②用件の前に前置きがあるか。

直す前	直した後	出どころ
ご提出していただきます	ご提出していただけますか	当サイトの当てはめ（指針の原文は「この仕事をしていただきます」→「この仕事をしていただけますか」・問31。語尾の形だけを借りています）
ご対応をお願いします	お願いできますか／お願いしてもいいですか	当サイトの当てはめ（指針が挙げているのは「これお願いできますか」「お願いしてもいいですか」・問31）
（前置きなしで用件から始まる）	前置きを1文置いてから用件に入る	指針は前置きの必要性を述べている（問32）。文言自体は当サイトの作例
本日中にご返信ください	【日付】までにご返信いただくことは可能でしょうか	当サイトの当てはめ（問31の考え方を期限に適用）

コピペできる指示文（催促）

催促のメールの下書きを作ってください。

【立場】私＝依頼した側の担当者／相手＝【取引先の担当者】
【まだ届いていないもの】【 】
【最初に依頼した日】【 】／【今回の依頼の期限】【 】
【トーン】フォーマルで、責めない調子

【言い回しの条件】
・文末を「〜していただきます」の形にしないでください
・「〜していただけますか」「お願いできますか」のように、
　相手に判断をゆだねる形にしてください
・用件の前に、前置きの1文を必ず入れてください
・相手のミスを指摘する表現は使わないでください
・こちらの行き違いの可能性に触れる1文を入れてください

【出力の条件】
・件名も作り、本文は300字以内
・日付、金額、担当者名は 【 】 のまま残してください

「行き違いの可能性に触れる1文」は当サイトが型に入れている指示で、指針に載っている手法ではありません。相手が既に送っていた場合に、こちらが引き下がれる余地を先に作るためのものです。

危ないところと、直した文面

以下は当サイトが作った作例です。実際のChatGPTの出力そのものではありません。

件名：【案件名】お見積書のご提出について（再度のご連絡）

【会社名】【担当者名】様

いつも大変お世話になっております。【自社名】の【自分の名前】でございます。

【日付】にご依頼いたしました【案件名】のお見積書の件で、
あらためてご連絡を差し上げました。

行き違いでしたら申し訳ございません。
社内での検討の都合上、【日付】までにご提出いただくことは可能でしょうか。

ご都合が難しい場合は、お手数ですが
提出の見込みだけでもお知らせいただけますと幸いです。

変更は3つ。①前置きが入った（問32）②文末が「いただくことは可能でしょうか」＝判断を相手に返す形になった（問31）③断られる道を1本用意した（当サイトの整理。催促が2往復になるのを防ぎます）。

まとめると：催促の「きつさ」は文末と前置きに集約されます。「〜していただきます」を「〜していただけますか」に変えるだけで、公的な指針が示す形になります。

断りのメール：トーンは形容詞1語で決める

断りのメールとは、依頼に応じられないことを伝え、かつ関係を続ける意思を示す文書です。2つを同時にやるため、3種類の中でいちばん調子の調整が難しい文書です。ここで効くのが、前述した公式の「トーンは形容詞で指定できる」です。

断る対象	指定するトーン	本文で必ず入れる要素（当サイトの整理）
値引き・条件の要請	フォーマル	断る範囲を1つに限定する（今回の条件のみ）／代わりに出せる案を1つ
日程・打ち合わせの依頼	親しみやすい	断る理由は1つだけ／こちらから代替日を2つ提示する
提案・企画の受け入れ	真面目	提案への評価を1文／今回見送る理由を1つ／次の機会の条件

※「フォーマル」「親しみやすい」「真面目」は、OpenAI公式ヘルプ（日本語版・機械翻訳）が例として挙げている形容詞そのものです。ただし「断りにはこれを使うべき」と公式が言っているわけではなく、どの場面にどれを当てるかは当サイトの整理です。

コピペできる指示文（断り）

お断りのメールの下書きを作ってください。

【立場】私＝依頼を受けた側の担当者／相手＝【取引先の担当者】
【断る対象】【 】
【断る理由として書いてよいこと】
・【ここに書いたことだけを使ってください】
・【社内の検討過程や、他社の名前は書かないでください】
【トーン】【フォーマル／親しみやすい／真面目】

【構成の条件】
・依頼へのお礼を1文
・お断りする旨を1文（あいまいにせず、はっきり書いてください）
・断る理由を1つだけ
・代わりに出せる案、または次の機会の条件を1つ
・「検討します」「前向きに考えます」のような、
　断りなのか保留なのか分からない表現は使わないでください

【出力の条件】
・件名も作り、本文は350字以内
・日付、金額、担当者名、他社名は 【 】 のまま残してください

危ないところと、直した文面

以下は当サイトが作った作例です。実際のChatGPTの出力そのものではありません。

件名：【案件名】ご提案へのご回答（今回は見送らせていただきます）

【会社名】【担当者名】様

このたびは【案件名】について、詳細なご提案をいただき、
誠にありがとうございました。

社内で確認いたしました結果、今回は見送らせていただくことといたしました。
理由といたしましては、【今期の予算の都合】によるものでございます。

ご提案の内容につきましては、【 】の点が当社の課題に合致していると感じております。
【来期の予算が確定する時期】に、あらためてご相談させていただければ幸いです。

ご期待に沿えず申し訳ございませんが、何とぞご了承のほどお願い申し上げます。

変わったのは3点。①社内事情と他社の話が消えた ②言い切った ③次に相談する時期の条件が入った。断りのメールで相手にいちばん負担をかけるのは、断り方のきつさではなく結局どちらなのか分からないまま終わることです。

まとめると：トーンを形容詞1語で指定し、「断りなのか保留なのか分からない表現を使わないでください」と指示文に書いておくのが要点です。

送る前に必ず直す3か所（チェックリスト）

送信前チェックとは、AIが作った文面のうち「あなたが渡していない情報」を洗い出す作業です。文章の巧拙を見る作業ではありません。この作業を省いてよいという根拠は公式のどこにもなく、むしろ逆のことが利用規約に明記されています。

アウトプットは常に正確であるとは限りません。（中略）お客様は、本サービスからのアウトプットを使用又は共有する前に、必要に応じて人による確認を行うなど、お客様のご利用事案に対するアウトプットの正確性と適切性を評価する必要があります。

出典：OpenAI「サービス規約（日本語版）」（表示：2026年1月1日発効／2026年8月13日確認）。メールの送信は、この「共有」に当たります。

本文にURLを貼るときだけ、もうひと手間

リンクを載せる場合はリンク先を自分で開いて確認してください。公式ヘルプは、ChatGPTが提示するリンクについてこう書いています。

ChatGPT はユーザーを支援する目的でこれらのリンクを提供しますが、第三者が ChatGPT に嘘をついたり、悪意のある指示を挿入したりする可能性もあります。このような場合、これらのリンクをクリックすると、送信したくない情報が第三者に送信される可能性があります。

出典：OpenAI ヘルプセンター「ChatGPT が生成するリンク」（日本語版・機械翻訳の表示あり／2026年8月13日確認）。同ページは「データを預ける相手を慎重に選び、リンク先のウェブサイトを確認して、信頼できることを確かめてください。」とも書いています。
※これはChatGPTが提示したリンクをあなたが開くときの注意であり、「AIがメール本文に存在しないURLを書く」ことをOpenAIが認めた文書ではありません。ただし、自分で確認していないURLを取引先に送ってよい理由にもならないため、チェック項目に入れています。

まとめると：見るのは3か所。指示文で「埋めないでください」と伝えてあれば、3番目は【 】を探すだけで終わります。

メールをChatGPTに貼る前に：入れてはいけない情報

いちばんやりたい操作は「受け取ったメールをそのまま貼って、返信を書いて」でしょう。ここがこの記事でもっとも注意が必要な場所です。相手のメールには、ほぼ確実に氏名・会社名・連絡先が入っているためです。

日本の監督官庁が、正面から答えている

個人情報保護委員会は、生成AIの利用に関する注意喚起を令和5年6月2日に出しています。2026年8月13日時点でも同委員会のサイトに掲載され続けています（当サイトが当日ページを開いて確認）。

個人情報取扱事業者が、あらかじめ本人の同意を得ることなく生成AI サービスに個人データを含むプロンプトを入力し、当該個人データが当該プロンプトに対する応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、当該個人情報取扱事業者は個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性がある。（中略）当該生成 AI サービスを提供する事業者が、当該個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること。

出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日／2026年8月13日に掲載を確認）。令和5年に出されたもので、新しく発表されたものではありません。

「違反する」ではなく「違反することとなる可能性がある」で、条件が付いています。①本人の同意を得ていないこと ②応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、の2つです。そのうえで注意喚起は機械学習に使われない設定かを確認せよと求めています。これが次の話です。

プランによって、既定の設定が違う

ChatGPT Business、ChatGPT Enterprise、ChatGPT Edu、そして当社の API プラットフォームの提供において、デフォルトで提供された入力および出力がモデルの学習に使用されることはありません。（中略）ChatGPT Plus、ChatGPT Pro、または ChatGPT Free プランを個人用ワークスペースで利用している場合、データ共有はデフォルトで有効になっていますが、学習でのデータの使用をオプトアウトすることができます。

出典：OpenAI ヘルプセンター「履歴はオンのまま、モデルのトレーニングを無効にしたい場合は？」（日本語版／2026年8月13日確認）

プラン	既定で学習に使われるか	取引先のメールを貼るときの当サイトの判断
Free ／ Plus ／ Pro（個人用ワークスペース）	使われる（既定で有効）。オプトアウト可能	設定を変えるか一時チャットを使う。氏名・連絡先は貼らずに書き換える
Business ／ Enterprise ／ Edu ／ API	既定では使われない	それでも勤務先の社内規程が優先します
Go	当サイトが確認した範囲では、上記の記載に含まれていませんでした	設定画面で確認を（「使われない」という意味ではありません）

学習に使わせない設定は、公式ヘルプによれば設定のデータコントロールにある、モデル改善に関するトグルをオフにします。ただしこのトグルの日本語表記は、公式ヘルプの2つのページで異なっていました（2026年8月13日確認）。日本語ページは機械翻訳のためこの記事では画面の日本語表記を断定しません。英語の名称は “Improve the model for everyone” です。

いちばん確実なのは、一時チャットを使うこと

一時チャットとは、履歴に残らず、メモリを使わず、モデルの改善にも使われないチャットです。設定を変えずに1通だけ安全側に倒したいときに使えます。

一時チャットでは、ChatGPT はパーソナライズのためにメモリにアクセスしたり、メモリを作成したりしません。

一時チャットは、当社のモデルの改善には使用されません。

出典：OpenAI ヘルプセンター「一時チャットに関するよくある質問」（日本語版・機械翻訳の表示あり／2026年8月13日確認）。同ページには、安全上の目的でコピーを最大30日間保持する場合があることと、カスタム指示は一時チャットでも引き続き適用されることも書かれています。

通常のチャットで機密情報を扱った場合は、メモリ側にも注意が要ります。公式ヘルプは「機密情報を ChatGPT と共有した場合、メモリに表示されることがあります。」と書いています（日本語版・機械翻訳の表示あり／同日確認）。メモリがどのプランで使えるかは、探した範囲では明確な記載を確認できませんでした。設定にメモリの項目があるかで確認してください。

金額・条件を貼るときは、営業秘密の扱いも関係する

ただし、当該企業にとどまらず、当該情報αが当該企業以外の第三者（例えば、生成 AI 提供事業者等）に提供される場合は、秘密管理性が否定される場合もあり得る。

出典：経済産業省「営業秘密管理指針」（最終改訂 令和7年3月31日／2026年8月13日に本文を取得して確認）。同指針の本文は、生成AIに利用した一事をもって秘密管理性が否定されることはないと考えられる、とも述べています。「入れたら営業秘密でなくなる」とも「入れても守られる」とも書けない、というのが正確な読み方です。

またOpenAIの利用規約（日本語版）は「お客様は、当社の本サービスに提供するインプットに必要なすべての権利、ライセンス、及び許諾を得ていることを表明し、保証します。」と、入力側に権利の保証を求めています（同日確認）。受け取ったメールを丸ごと貼る行為は、ここに関わります。

入力してよい情報の線引きそのものはAIに入力してはいけない情報7選と社内資料をChatGPTに読ませていいのかで扱っています。

まとめると：貼る前に決めることは2つ。①実名と金額を【 】に置き換える ②プランの既定設定を確認するか、一時チャットを使う。

毎回同じ書式で出させる：カスタム指示の使い方

カスタム指示とは、毎回のチャットに自動で適用される、あらかじめ登録しておく指示です。メールを何通も書く人には、ここがいちばん時短になります。公式ヘルプは「Web、デスクトップ、iOS、Android のすべてのプランで利用できます。」と書いています（日本語版・機械翻訳の表示あり／2026年8月13日確認）。保存できる文字数には上限があり、英語版ヘルプの記載によればFreeとGoは1,500字まで、Plus・Pro・Enterprise・Business・Educationは5,000字までです（原文は英語。訳と要約は当サイトによる／同日確認）。下の文例は数百字なので、どのプランでも収まります。

設定の場所（表示は変わることがあります）

公式ヘルプ（日本語版・機械翻訳）には、Webとデスクトップの手順として、設定から［パーソナライズ］を選び、［カスタマイズを有効にする］がオンであることを確認して、［カスタム指示］の欄に指示を入力する、という流れが書かれています。英語版での表記は Settings、Personalization、Enable customization、Custom Instructions です。スマートフォンのアプリでは、設定から［ChatGPT をカスタマイズ］を選ぶと書かれています（英語版では Customize ChatGPT）。

※当サイトは実際の日本語画面を確認していないため、メニューの日本語表記を断定しません。別の設定項目では、同じ機能の日本語名が2ページで違っていました。表示はアプリの版によって変わることがあります。

登録しておくと効く文（コピペ可）

私が「メールの下書きを作って」と頼んだときは、毎回この決まりに従ってください。

1. 日本の会社で使う文面にしてください。
2. 件名を必ず作ってください。
3. 本文は原則400字以内にしてください。
4. 日付、金額、担当者名、社名、URL は 【 】 のまま残し、
   私が渡していない値で埋めないでください。
5. 私が渡していない原因、理由、期限、補償を書かないでください。
6. 文末を「〜していただきます」の形にせず、
   「〜していただけますか」のように相手に判断をゆだねる形にしてください。
7. 用件の前に、前置きの1文を入れてください。
8. 「検討します」「前向きに」のような、結論があいまいになる表現を使わないでください。
9. 最後に「事実として確認が必要な箇所」を箇条書きで挙げてください。

6番と7番は、前述した文化庁「敬語の指針」の問31・問32を指示に落としたものです。公的な答申が示している言い換えを1回登録しておけば、以後の下書きすべてに効きます。

事務職の実務全体での使い方は事務職のChatGPT活用10パターン、メール以外の仕事の使い方は仕事で使えるChatGPTプロンプト10選にあります。商談後のお礼メールや営業のフォローアップは扱いが違うので、営業のChatGPT活用（提案・トーク・お礼メール）を見てください。

まとめると：カスタム指示は全プランで使え、この型を1回登録するだけで毎回効きます。固有名詞は書かないこと、設定変更後は新しいチャットを開くこと。

よくある質問

質問	ひとことでの答え
ChatGPTが作ったメールは、そのまま送っていい？	いけません。利用規約が、使用・共有の前に人による確認を求めています
取引先の名前を入れて相談していい？	実名は【 】に置き換えてください。文面の組み立てに実名は不要です
無料版でもできる？	すべて標準機能です。カスタム指示は全プランで使えます
敬語が不自然になるのはなぜ？	文末が「決定済み」の形になっていることが多く、公的な答申に言い換えが載っています
会社のメールアドレスで登録している場合は？	組織のビジネスアカウントに追加される場合があり、管理者が管理できると規約にあります

Q1. ChatGPTが作ったメールを、そのまま送ってはいけないのですか

そのまま送らないでください。OpenAIの利用規約（日本語版）に「お客様は、本サービスからのアウトプットを使用又は共有する前に、必要に応じて人による確認を行うなど、（中略）正確性と適切性を評価する必要があります。」と明記されています（2026年8月13日確認）。メール送信は「共有」に当たります。この記事のチェックリストなら1通1分程度です。

Q2. 取引先の名前や連絡先を入れて相談してもいいですか

実名は【 】に置き換えることをおすすめします。個人情報保護委員会の注意喚起は、本人の同意を得ずに個人データを含むプロンプトを入力し、それが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があると述べ、機械学習に使われないことの確認を求めています（令和5年6月2日／2026年8月13日に掲載を確認）。個人で使うFree・Plus・Proは既定でデータ共有が有効です。実名を伏せれば、この論点自体が発生しません。

Q3. 無料版のChatGPTでも、この記事の方法は使えますか

使えます。紹介しているのは指示文の書き方、カスタム指示、一時チャットの3つで、いずれも標準機能です。カスタム指示について公式ヘルプは「Web、デスクトップ、iOS、Android のすべてのプランで利用できます。」と書いています（日本語版・機械翻訳の表示あり／2026年8月13日確認）。ただし保存できる文字数はプランで違い、英語版の記載ではFreeとGoは1,500字までです。

Q4. AIが書くと敬語が不自然になるのは、なぜですか

「不自然」の中身を1つに絞ると直せます。この記事が扱うのは、文末が「〜していただきます」のように自分に決定権があるような形になっている場合です。文化庁「敬語の指針」は、この形について「相手に判断をゆだねるような表現を用いる方が良いだろう」と述べ、言い換えの例を挙げています（問31の解説１／2026年8月13日確認。全文は本文の催促メールの章に引用しています）。下書きが人の手によるものでも同じで、AI特有の問題として書かれた文書ではありません。

Q5. 会社のメールアドレスで登録している場合、気をつけることはありますか

OpenAIの利用規約（日本語版）には、組織が所有するメールアドレスで作成したアカウントが組織のビジネスアカウントに追加される場合があり、組織の管理者がコンテンツへのアクセスを含めてアカウントを管理できるようになる旨が書かれています（2026年8月13日確認）。書いた下書きを勤務先が見られる状態になり得ます。社内規程も優先するので、会社のルールを先に確認してください。

まとめ

• ChatGPTでメールを書くのは、公式が想定している使い方です。公式ヘルプが英語原文で “drafting a formal email”（正式なメールの下書き）を例示しています（2026年8月13日確認）。
• 指示文で決めるのは4つだけ。①立場と相手 ②書いてよい事実 ③トーン（形容詞で指定できると公式が明記）④埋めさせない欄。④が送信前の確認時間をいちばん減らします。
• そのまま送ってはいけません。利用規約が「アウトプットは常に正確であるとは限りません」と書き、使用・共有の前に人による確認を求めています。見るのは社外秘・敬語の文末・埋まった値の3か所。
• 催促のきつさは、文末と前置きに集約されます。文化庁「敬語の指針」は「〜していただきます」を「〜していただけますか」に、前置きなしの依頼は問題、と述べています（問31・問32）。
• 受け取ったメールを貼る前に、実名と金額を【 】に置き換えてください。個人で使うFree・Plus・Proは既定でデータ共有が有効です（オプトアウト可）。1通だけ安全側に倒すなら一時チャットが使えます。

この記事が確かめた範囲と、出典

出典（すべて2026年8月13日に本文を取得して確認）	備考
OpenAI ヘルプ「AI モデル向けの良いプロンプトを作成するには？」／英語版	日本語版は機械翻訳の表示あり
OpenAI ヘルプ「ChatGPT 向けプロンプトエンジニアリングのベストプラクティス」／英語版	同上
OpenAI ヘルプ「ChatGPT のカスタム指示」／英語版	同上
OpenAI ヘルプ「一時チャットに関するよくある質問」	同上
OpenAI ヘルプ「メモリに関するよくある質問」	同上
OpenAI ヘルプ「履歴はオンのまま、モデルのトレーニングを無効にしたい場合は？」	日本語版
OpenAI ヘルプ「データコントロールに関するよくある質問」	日本語版
OpenAI ヘルプ「ChatGPT が生成するリンク」	機械翻訳の表示あり
OpenAI「サービス規約（日本語版）」	表示：2026年1月1日発効
OpenAI「プライバシーポリシー（日本語版）」	表示：2026年2月6日更新
個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」／本文PDF	令和5年6月2日
経済産業省「営業秘密管理指針」（PDF）	最終改訂 令和7年3月31日・全29ページ
文化庁「敬語の指針」（PDF）	文化審議会答申・平成19年2月2日・全82ページ